La primera norma para organizar con éxito un evento es prescindir definitivamente de una palabra del diccionario: improvisación. Improvisar, no planificar, es jugar con todos los números en la mano en el fastidioso sorteo del fracaso.
Planificar te permite definir todos los detalles del evento. Las estrategias para alcanzar objetivos, el presupuesto, el equipo involucrado, el calendario de ejecución, los materiales necesarios y las respuestas a los posibles contratiempos. Además, es una herramienta clave para evitar errores, limitar los costos, mejorar la calidad del evento y asegurar que todos los aspectos implicados se completen dentro de los plazos previstos.
En definitiva, la planificación te ayudará a tener una visión clara y estructurada de todo el proceso, definir una estrategia eficaz de ejecución e identificar posibles problemas antes de que surjan. Si la planificación pone los cimientos ¿qué otros aspectos te ayudarán a conseguir el anhelado guau tras un evento?
Aparca las generalizaciones y delimita los objetivos del evento. No es lo mismo organizar un acto de presentación de un nuevo producto que la Asamblea General de una institución o un evento para acercarse a los consumidores de un determinado mercado. Saber exactamente qué deseamos obtener de este acto nos permitirá idearlo para triunfar.
Ordena el PlanEl Plan de Acción debe incluir todos y cada uno de los aspectos relativos al evento. La duración, el personal necesario y el papel que deben jugar los elementos tecnológicos y decorativos que serán usados durante su realización. Una vez detallado sin olvidos todo lo imprescindible, presupuéstalo a la velocidad de la luz si no quieres tener sorpresas.
No es evento si no es experienciaSomos seres emocionales y, por ello, queremos sentir y recordar lo que vivimos. Un evento experiencial debe dejar una huella imborrable en todos los asistentes. Huye de lo convencional e introduce momentos de experiencias sensoriales (olores, sabores…), emociones positivas, actuaciones o relacionales. No es un buen evento si no generas experiencia.
Haz historiaNuestro cerebro está cansado de los datos y la información densa e indigesta, pero está muy predispuesto a recibir historias. Crea eventos desde el clásico inicio, nudo y desenlace; introduciendo momentos flash de clímax y espuma. El storytelling permite convertir algo complejo y convencional en un acto sencillo y distintivo. ¡Haz historia!
SocialízaloLas Redes Sociales son ya parte ineludible de nuestra cotidianidad. Además del obvio carácter informativo pre-evento que nos ofrecen (día y hora, inscripciones, etc.), los Social Media son una plataforma que impulsa al minuto la visibilidad de un acontecimiento. Cárgalo de hashtags tan diferenciales como corporativos, activa la implicación de los asistentes y verás como su impacto se prolonga más allá de la celebración.
Eventos en el ADNLos más de 20 años de FlandeCoco colaborando en la organización de eventos tanto de empresas B2B como B2C son unas excelentes credenciales para construir marca desde un acontecimiento corporativo. Puedes ver algunos de los eventos realizados hasta la fecha visitando nuestro Portfolio .
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