Organizar un evento corporativo exitoso y de impacto no es una tarea sencilla ni al alcance de todas las personas. Además de pasión y habilidades, se requiere de una planificación meticulosa, una ejecución impecable y el factor diferencial que aporta la creatividad.
Gobernados por estos pilares, a continuación presentamos 7 claves básicas para hacer que un evento de empresa baje su telón con una única palabra flotando en el ambiente: me-mo-ra-ble.
Espacio y ambiente inspirador
El lugar elegido para llevar a cabo un evento juega un papel crucial en la experiencia de los asistentes. Debe ser un espacio con carácter y estilo, que refleje la identidad de la empresa y el propósito del evento. Ya sea un hotel insólito, un moderno centro de convenciones, un lugar histórico o un espacio rompedor y disruptivo, el escenario visual debe ser acogedor, estimulante y alineado con el objetivo del acontecimiento. Además, la disposición del espacio debe fomentar la interacción y la comunicación entre los participantes.
Tecnología de vanguardia
Incorporar tecnología avanzada eleva el listón experiencial de cualquier evento corporativo. Desde presentaciones multimedia de alta calidad hasta sistemas de sonido impecables, emplear la tecnología adecuada asegura que los mensajes se transmitan de manera efectiva y atractiva. Además, el uso de aplicaciones móviles específicas para el evento puede mejorar la participación de los asistentes, permitiéndoles acceder a agendas, mapas del lugar y Redes Sociales corporativas, así como interactuar en tiempo real con anfitriones, ponentes y otros asistentes.
Ponentes y contenido relevante
Los ponentes son, en una mayoría de las ocasiones, el alma de un evento corporativo. Invitar a oradores destacados y players de la materia que ofrezcan perspectivas valiosas y conocimientos top es esencial. El contenido de las presentaciones debe ser relevante, innovador y perfectamente alineado con los intereses y necesidades de los asistentes. Incorporar sesiones interactivas, como paneles de discusión y talleres, también enriquece la experiencia de aprendizaje.
Si la naturaleza del evento es de carácter menos formal e institucional y, por tanto, no necesita de este tipo de actores, dotar de un hilo argumental o storytelling al acto es un factor determinante para generar el efecto guau entre los asistentes.
Networking y oportunidades de conexión
Un componente vital de cualquier evento corporativo exitoso es la oportunidad de networking. Facilitar espacios y tiempos específicos para que los asistentes puedan conectarse, intercambiar ideas y establecer relaciones profesionales es fundamental. Esto puede lograrse mediante sesiones de networking estructuradas, actividades de team building, o incluso durante los descansos y las comidas. La clave es crear un entorno donde los participantes se sientan cómodos y motivados para interactuar libremente.
Experiencias y actividades únicas
Para dejar una impresión duradera, es importante incluir experiencias y actividades únicas en el cronograma del evento. Esto puede incluir demostraciones en vivo, experiencias de realidad virtual o actividades de gamificación que involucren a los asistentes de manera lúdica y educativa. Estas experiencias no solo hacen que el evento sea más divertido y dinámico, sino que también fomentan la participación activa y la colaboración entre los asistentes.
Atención al detalle y personalización
La personalización es clave para que los asistentes se sientan valorados y apreciados. Desde la bienvenida personalizada hasta los pequeños detalles como obsequios o mensajes de agradecimiento, cada elemento debe reflejar la atención y el cuidado puesto en la planificación del evento. Conocer las preferencias y necesidades de los asistentes y adaptar ciertos aspectos del evento a estas expectativas puede crear una experiencia más relevante y significativa para cada individuo.
Seguimiento y evaluación post-evento
El impacto de un evento corporativo no termina cuando los asistentes se van a sus hogares. Un seguimiento efectivo prolonga la influencia del evento y fortalece las relaciones establecidas. Enviar encuestas de satisfacción, compartir presentaciones y contenidos adicionales, y mantener el contacto a través de boletines informativos o Redes Sociales son acciones estratégicas determinantes. Además, evaluar el éxito del evento a través de la retroalimentación recibida y analizar las métricas de participación proporciona un feedback e información muy valiosa para futuros actos.
Organizar un evento corporativo memorable requiere una combinación de planificación estratégica, creatividad y atención al detalle. Un lugar inspirador, tecnología avanzada, ponentes de calidad, oportunidades de networking, actividades únicas, personalización y un seguimiento efectivo son componentes esenciales que consiguen transformar un evento ordinario en una experiencia extraordinaria. Al centrarse en estos elementos, las empresas e instituciones organizadoras aseguran que sus eventos no solo cumplan con sus objetivos, sino que también dejen una huella duradera en la mente de los asistentes.
Los más de 20 años de FlandeCoco colaborando en la organización de eventos tanto de empresas y organismos son unas excelentes credenciales para construir marca desde un acontecimiento corporativo. Puedes ver algunos de los eventos realizados hasta la fecha visitando nuestro Portfolio.
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