Organitzar un esdeveniment corporatiu exitós i d’impacte no és una tasca senzilla ni a l’abast de totes les persones. A més de passió i habilitats, cal una planificació meticulosa, una execució impecable i el factor diferencial que aporta la creativitat.
Governats per aquests pilars, a continuació presentem 7 claus bàsiques per fer que un esdeveniment d’empresa baixi el seu teló amb una única paraula flotant a l’ambient: me-mo-ra-ble.
Espai i ambient inspirador
El lloc escollit per fer un esdeveniment juga un paper crucial en l’experiència dels assistents. Ha de ser un espai amb caràcter i estil, que reflecteixi la identitat de l’empresa i el propòsit de l’esdeveniment. Ja sigui un hotel insòlit, un centre de convencions modern, un lloc històric o un espai trencador i disruptiu, l’escenari visual ha de ser acollidor, estimulant i alineat amb l’objectiu de l’esdeveniment. A més, la disposició de l’espai ha de fomentar la interacció i la comunicació entre els participants.
Tecnologia d’avantguarda
Incorporar tecnologia avançada eleva el llistó experiencial de qualsevol esdeveniment corporatiu. Des de presentacions multimèdia d’alta qualitat fins a sistemes de so impecables, fer servir la tecnologia adequada assegura que els missatges es transmetin de manera efectiva i atractiva. A més, l’ús d’aplicacions mòbils específiques per a l’esdeveniment pot millorar la participació dels assistents, permetent accedir a agendes, mapes del lloc i Xarxes Socials corporatives, així com interactuar en temps real amb amfitrions, ponents i altres assistents.
Ponents i contingut rellevant
Els ponents són, en moltes ocasions, l’ànima d’un esdeveniment corporatiu. Convidar oradors destacats i players de la matèria que ofereixin perspectives valuoses i coneixements top és essencial. El contingut de les presentacions ha de ser rellevant, innovador i perfectament alineat amb els interessos i les necessitats dels assistents. Incorporar sessions interactives, com ara panells de discussió i tallers, també enriqueix l’experiència d’aprenentatge.
Si la naturalesa de l’esdeveniment és de caràcter menys formal i institucional i, per tant, no necessita aquest tipus d’actors, dotar d’un fil argumental o storytelling a l’acte és un factor determinant per generar l’efecte guau entre els assistents.
Networking i oportunitats de connexió
Un component vital de qualsevol esdeveniment corporatiu exitós és l’oportunitat de networking. Facilitar espais i temps específics perquè els assistents es puguin connectar, intercanviar idees i establir relacions professionals és fonamental. Això es pot aconseguir mitjançant sessions de networking estructurades, activitats de team building, o fins i tot durant els descansos i els àpats. La clau és crear un entorn on els participants se sentin còmodes i motivats per interactuar lliurement.
Experiències i activitats úniques
Per deixar una impressió duradora, és important incloure experiències i activitats úniques al cronograma de l’esdeveniment. Això pot incloure demostracions en viu, experiències de realitat virtual o activitats de gamificació que involucrin els assistents de manera lúdica i educativa. Aquestes experiències no sols fan que l’esdeveniment sigui més divertit i dinàmic, sinó que també fomenten la participació activa i la col·laboració entre els assistents.
Atenció al detall i personalització
La personalització és clau perquè els assistents se sentin valorats i apreciats. Des de la benvinguda personalitzada fins als petits detalls com ara obsequis o missatges d’agraïment, cada element ha de reflectir l’atenció i la cura posats a la planificació de l’esdeveniment. Conèixer les preferències i les necessitats dels assistents i adaptar certs aspectes de l’esdeveniment a aquestes expectatives pot crear una experiència més rellevant i significativa per a cada individu.
Seguiment i avaluació post-esdeveniment
L’impacte d’un esdeveniment corporatiu no acaba quan els assistents se’n van a casa. Un seguiment efectiu perllonga la influència de l’esdeveniment i enforteix les relacions establertes. Enviar enquestes de satisfacció, compartir presentacions i continguts addicionals i mantenir el contacte a través de butlletins informatius o Xarxes Socials són accions estratègiques determinants. A més, avaluar l’èxit de l’esdeveniment a través de la retroalimentació rebuda i analitzar les mètriques de participació proporciona un feedback i informació molt valuosa per a futurs actes.
Organitzar un esdeveniment corporatiu memorable requereix una combinació de planificació estratègica, creativitat i atenció al detall. Un lloc inspirador, tecnologia avançada, ponents de qualitat, oportunitats de networking, activitats úniques, personalització i seguiment efectiu són components essencials que aconsegueixen transformar un esdeveniment ordinari en una experiència extraordinària. En centrar-se en aquests elements, les empreses i institucions organitzadores asseguren que els seus esdeveniments no només compleixin els seus objectius, sinó que també deixin una empremta duradora a la ment dels assistents.
Els més de 20 anys de FlandeCoco col·laborant en l’organització d’esdeveniments tant d’empreses i organismes són unes credencials excel·lents per construir marca des d’un esdeveniment corporatiu. Pots veure alguns dels esdeveniments realitzats fins avui visitant el nostre Portfoli. Si vols informació addicional per a la teva empresa o conèixer altres detalls sobre com et podem ajudar en esdeveniments o altres accions de Màrqueting i Comunicació, omple el següent formulari i ràpidament et donarem resposta.
